Registres du personnel obligatoires

Registre unique du personnel

Dès la première embauche (et quel que soit l'effectif de l'établissement), l'employeur doit obligatoirement y inscrire les informations suivantes dans l'ordre des embauches, concernant chaque salarié :

• identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité,

• carrière : emplois, qualifications, date d'entrée et de sortie de l'entreprise,

• type de contrat : par exemple, contrat d'apprentissage ou de professionnalisation, contrat d'insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, mise à disposition par un groupement d'employeurs, mise à disposition par une entreprise de travail temporaire (intérim)...

• pour les travailleurs étrangers : type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail,

• pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, le lieu de présence du stagiaire, à indiquer dans une partie spécifique (pour ne pas les confondre avec les salariés)

Ce registre peut être tenu sur support numérique.

Le personnel doit y être inscrit par ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.

À noter : les mentions portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié de l’établissement.

Livre de paie

Le livre de paye reproduit les mentions du bulletin de paye et peut être tenu :

• soit sur un registre spécial, pouvant être coté et paraphé par le juge du tribunal d'instance ou par un juge du tribunal de commerce ou par le maire,

• soit sur un support informatique.

L'employeur a cependant le choix entre tenir un livre de paie ou conserver un double des bulletins de paie pendant 5 ans.

Registres concernant les conditions de travail

Plusieurs registres relatifs aux conditions de travail doivent être tenus par l'employeur et consultables notamment par le CHSCT, obligatoire dans les établissements de plus de 50 salariés :

• registre spécial des dangers graves et imminents,

• registre des accidents bénins,

• document unique d'évaluation des risques professionnels, qui répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et en analyse les risques.

Ces registres doivent être tenus à la disposition des salariés, des membres du CHSCT, des délégués du personnel, du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.

Ils doivent être tenus à jour au minimum tous les ans.

Registre des délégués du personnel

Il doit contenir les notes écrites exposant les demandes des délégués et les réponses de l'employeur.