Formalités de parution d'un périodique

Publications concernées

Dès lors qu'elles sont mises à disposition du public (hors du cercle familial), toutes les publications périodiques (revues, magazines, bulletins...) sont soumises à l'obligation du dépôt légal :

• quel que soit leur procédé technique de production, d'édition ou de diffusion,

• que la diffusion soit gratuite ou payante,

• si le périodique est importé (imprimé à l'étranger), seulement à partir de 100 exemplaires.

Les bulletins municipaux concernés par l'obligation de dépôt légal sont uniquement ceux publiés par :

• les communes de la région Île-de-France,

• les préfectures et sous-préfectures des autres régions.

Les autres communes sont donc dispensées du dépôt légal éditeur de leur bulletin auprès de la Bibliothèque nationale de France (BNF), mais restent soumises au dépôt effectué par l'imprimeur auprès de la bibliothèque habilitée à recevoir le dépôt légal en région.

À savoir : ne sont pas concernés par le dépôt légal les cahiers d'écriture et de découpage, les documents électoraux, les documents importés à moins de 100 exemplaires, les recueils de photocopies et de reproductions d'articles de presse ou d'autres textes, les réimpressions identiques après le dépôt initial, les travaux universitaires.

Publications numériques

Le dépôt légal des publications numériques, diffusées en ligne ou téléchargeables par voie électronique, qui reste obligatoire comme pour tout périodique, ne doit pas être effectué selon la procédure du dépôt légal des versions papier, mais selon les modalités propres aux sites Web (professionnels).

Le dépôt légal ne se fait pas à l'unité mais au sein du site internet qui les diffuse.

L'éditeur n'a aucune démarche active à effectuer (pas de fichier numérique à envoyer, ni de déclaration à faire), la collecte étant automatiquement réalisée par robot d'archivage à partir du serveur du producteur du contenu.

Si une partie du site est inaccessible pour des raisons techniques (base de données, contenu protégé par mot de passe, formulaire d'accès...) ou économiques (contenu payant, abonnement...), la BNF pourrait être amenée à prendre contact avec l'éditeur.

Les publications électroniques diffusées par courriel (newsletters) ne sont pas collectées.

Les publications par intranet ne sont pas soumises au dépôt légal de l'internet.

À noter : s'il existe une version papier ou électronique (CD-ROM, clé USB...) du même contenu, celle-ci est également soumise au dépôt légal. Un type de dépôt ne se substitue pas à un autre.

Dépôt légal de l'éditeur ou l'importateur

Lors de chaque parution d'un périodique imprimé, l'éditeur, qu'il soit personne physique ou morale (association, société commerciale, administration, etc.), doit en transmettre 1 exemplaire à la BNF au plus tard le jour de sa mise en circulation.

Pour bénéficier de la gratuité de l'envoi, il est nécessaire d'indiquer sur l'enveloppe la mention suivante :  Franchise postale - Dépôt légal – Code du patrimoine art. L.132-1

Si un périodique est importé à plus de 100 exemplaires, l'importateur doit en déposer 1 exemplaire à la BNF, au plus tard le jour de la mise en circulation.

Une déclaration doit être faite avec le premier numéro du périodique déposé (déclaration initiale), puis 1 fois par an pour l'ensemble des numéros parus et déposés dans l'année (déclaration annuelle) :

• soit en utilisant le téléservice dépôt légal en ligne (professionnels) : 1 exemplaire de la déclaration initiale doit être imprimé et joint au premier numéro déposé (il n'est ensuite pas nécessaire d'envoyer la déclaration annuelle sous forme papier),

• soit en remplissant en 3 exemplaires une déclaration initiale (cerfa n°10068*05) (professionnels) jointe au premier numéro déposé, puis une déclaration globale annuelle (cerfa n°12381*03) (professionnels) jointe au dernier numéro de l'année.

Ensuite, chaque numéro doit être envoyé sans déclaration.

Dépôt légal de l'imprimeur

L'imprimeur doit déposer 1 exemplaire de la publication, accompagné de la déclaration cerfa n°14773*01 (professionnels) avec le premier numéro du périodique déposé, puis 1 fois par an pour l'ensemble des numéros parus et déposés dans l'année :

• s'il est situé en région parisienne à la BNF (selon les mêmes modalités qu'un éditeur),

• s'il est situé en région ou en outre-mer à la bibliothèque habilitée à recevoir le dépôt légal imprimeur dans sa région.

Dépôt administratif

Pour les périodiques à diffusion nationale (c'est-à-dire diffusés sur l'ensemble du territoire), vendus au numéro ou par abonnement, le directeur de la publication doit, au moment de la parution, déposer au ministère chargé de la communication :

• 10 exemplaires pour les périodiques d'information politique ou générale, quelle qu'en soit la périodicité,

• 6 exemplaires pour les publications d'information, les magazines et les périodiques d'actualité juridique ou culturelle, qu'ils soient quotidiens ou hebdomadaires (1 à 7 parutions par semaine),

• 4 exemplaires pour les publications d'information, les magazines et les périodiques d'actualité juridique et culturelle, ayant une autre périodicité.

Les suppléments, numéros spéciaux et hors-séries doivent être déposés dans les mêmes conditions et au même moment que la publication principale à laquelle ils sont rattachés.

Par ailleurs, les publications destinées à la jeunesse (professionnels) doivent faire l'objet d'une déclaration avant parution et d'un dépôt de 2 exemplaires auprès de la Commission de surveillance et de contrôle des publications destinées à l'enfance et à l'adolescence (CSCPJ), qui dépend du ministère de la justice.

Attention : les 3 premiers numéros de toute nouvelle publication doivent être déposés en 4 exemplaires.