Recrutement d'un volontaire international en entreprise (VIE)

Personnes concernées

L'entrepreneur doit recruter un jeune :

• entre 18 et 28 ans (le contrat doit démarrer au plus tard le jour de ses 29 ans),

• de nationalité française ou européenne,

• en règle avec ses obligations à l'égard du service national,

• jouissant de ses droits civiques,

• présentant les aptitudes adéquates.

Durée et lieu du contrat

L'entreprise et le volontaire s'engagent pour une période de 6 mois minimum, renouvelable 1 fois jusqu'à 24 mois.

Ce renouvellement doit toujours être effectué pour le compte de la même entreprise. L'entreprise et le volontaire doivent demander par écrit à Ubifrance, la prolongation du contrat, au moins 1 mois avant la fin de mission (hors délai d'obtention du visa). Les deux parties recevront un avenant modifiant la durée de mission.

Le jeune volontaire doit passer au moins 200 jours par an dans une entreprise française installée à l'étranger ou dans les locaux des missions économiques des ambassades de France, des chambres de commerce ou du réseau bancaire.

Si un changement d'affectation est envisagé en cours de mission, l'entreprise, en accord avec le volontaire, doit en faire la demande à Ubifrance avec un préavis d'au moins 1 mois (hors délai d'obtention du visa).

La mission se déroule à temps plein et n'est pas compatible avec une autre activité rémunérée (sauf production d'œuvres scientifiques, littéraires, artistiques ou activité d'enseignement avec accord de l'entreprise).

Indemnité et frais divers

L’entreprise doit prendre en charge :

• l'indemnité mensuelle et l'indemnité supplémentaire (variable selon les pays) à verser au volontaire,

• les frais mensuels de gestion et de protection sociale (en fonction du chiffre d'affaires global de l'entreprise et du nombre de VIE en poste),

• les frais de voyage international et de transport de bagages aller-retour,

• les dépenses opérationnelles de la mission : frais de fonctionnement du bureau, frais de déplacement…

Lorsque l'entreprise prend en charge le logement du volontaire, autorisée dans la limite de certains montants, Ubifrance applique un abattement de 20 % sur l'élément lié au pays d'affectation versé au volontaire.

Les dépenses de gestion du volontariat et de protection sociale du volontaire (et de ses ayants droits) sont facturées chaque mois par Ubifrance à l'entreprise (à régler au plus tard 30 jours fin de mois de facturation).

En cas de congés pour maladie (30 jours maximum pour une période de 6 mois consécutifs), maternité, accident du travail, etc., le volontaire est tenu d'envoyer tous les documents justifiant son état (arrêt maladie, par exemple) à Ubifrance.

Comment recruter en VIE ?

L'employeur doit :

• demander un agrément à Ubifrance, qui valide la capacité de l'entreprise à utiliser le dispositif (entreprise de droit français, fiabilité financière...),

• sélectionner le candidat par le biais du fichier proposé par le Centre d'information sur le volontariat international (CIVI),

• demander une affectation qui fixe les caractéristiques de la mission (durée, contenu, pays d'affectation, structure d'accueil et identité du volontaire...),

• signer une convention avec Ubifrance sur les conditions de réalisation de la mission du VIE et son coût prévisionnel pour l’entreprise.

L'agrément délivré par Ubifrance est valable 5 ans pour tous les VIE mis en place pendant cette période, et est renouvelable.

Il n'y a pas de lien contractuel entre l'entreprise et le volontaire, chacun signant un contrat avec Ubifrance. Le volontaire ne fait pas partie des effectifs de l'entreprise, qui peut cependant lui proposer une embauche à l'issue de son volontariat.

Fin de la mission

Le contrat de VIE se termine à la date prévue. Le volontaire doit passer un examen médical de fin de volontariat (8 jours avant la fin) et remettre un rapport de fin de mission.

Ensuite, Ubifrance lui remet un certificat d'accomplissement du volontariat.

La mission peut être interrompue avant son terme par Ubifrance dans les cas suivants :

• Événement exceptionnel, imprévisible et irrésistible justifiant de s'exonérer d'une obligation, d'un engagement ou d'une responsabilité (par exemple catastrophe naturelle pour un contrat d'assurance, décès pour un contrat de travail...) (professionnels),

• violation par l'entreprise des clauses du contrat avec Ubifrance,

• faute grave du volontaire,

• intérêt du service ou de l'activité sur présentation des justificatifs (préavis d'1 mois pour l'entreprise),

• demande conjointe du volontaire et de l'entreprise,

• demande du volontaire (pour exercer une activité professionnelle par exemple) et avec un préavis de 3 mois.

L'entreprise ou le volontaire doivent adresser, par écrit, à Ubifrance, la demande d'interruption anticipée avec les pièces justificatives, en informant l'autre partie concernée. La mission doit continuer jusqu'à la décision d'Ubifrance.