Marchés publics : conditions pour qu'une candidature soit examinée

Proposer une offre répondant à la demande de la personne publique

C'est dans l'Publicité publiée par la personne publique pour informer les candidats potentiels de la passation d'un marché public (également appelé avis de marché ou avis de publicité ou avis d'appel d'offres) (professionnels) ou le Ensemble des documents élaborés par la personne publique, destiné aux fournisseurs et entrepreneurs intéressés par le marché, et dans lequel trouver les renseignements utiles pour élaborer sa candidature et son offre. (professionnels) (DCE) que la personne publique détermine librement les conditions de l'appel d'offres et les modalités de présentation de la réponse attendue.

Elle peut, par exemple, imposer l'utilisation des formulaires du ministère de l'économie et des finances.

Même si les demandes ne relèvent pas directement du code des marchés publics, elles doivent être respectées par les candidats.

Les candidats doivent éviter l'utilisation d'un dossier de réponse type.

Respecter le délai de réponse

La première condition pour qu'une offre soit examinée, c'est qu'elle soit réceptionnée par la personne publique dans le délai maximum indiqué dans l'Publicité publiée par la personne publique pour informer les candidats potentiels de la passation d'un marché public (également appelé avis de marché ou avis de publicité ou avis d'appel d'offres) (professionnels). Pour garantir l'égalité entre les candidats, tous disposent du même temps pour élaborer et remettre leur offre.

C'est le délai de réception qui est pris en compte : une offre envoyée avant l'expiration du délai, cachet de la poste faisant foi, mais réceptionnée par la personne publique après son expiration, est considérée comme hors délai.

Chaque fournisseur doit donc anticiper cette date et prendre toutes les mesures nécessaires pour que son offre parvienne avant la date et l'heure limites, en tenant compte d'indications telles que les horaires d'ouverture du service.

La remise en mains propres contre récépissé mentionnant la date et l'heure, le recommandé avec avis de réception postal ou encore la transmission électronique sur le Site internet qui centralise les outils nécessaires à la dématérialisation des procédures de marchés publics et les met à disposition des acheteurs et des entreprises. Également appelé plate-forme, salle des marchés, service de dématérialisation. (professionnels) de la personne publique sont des moyens reconnus pour attester de façon fiable les date et heure de réception de l'offre.

L'offre doit être transmise en une seule fois avant l'expiration du délai. Par exemple, si un pli arrive dans les temps mais que les échantillons demandés arrivent après l'échéance, l'offre est considérée comme incomplète et ne pourra pas être examinée par la personne publique.

À savoir : un candidat ne peut pas modifier une offre qui a déjà été réceptionnée. En revanche, il peut en transmettre une nouvelle avant la fin du délai de réponse. Celle-ci sera admise et la première rejetée.

En cas d'offre variante

Dans certains cas, les candidats peuvent proposer une solution variante, c'est-à-dire une solution ou l'emploi de moyens autres que ceux qui ont été fixés dans le Ensemble des documents élaborés par la personne publique, destiné aux fournisseurs et entrepreneurs intéressés par le marché, et dans lequel trouver les renseignements utiles pour élaborer sa candidature et son offre. (professionnels). Ces variantes permettent de faire ressortir des solutions innovantes ou d'employer des moyens inconnus de la personne publique.

Il est désormais possible de déposer une offre variante sans offre de base.

La personne publique peut également limiter le nombre de variantes, donner des indications sur leur présentation, leur orientation... Lorsqu'une seule variante est autorisée, le dépôt de plusieurs entraînerait le rejet de toutes les variantes.

D'autre part, lorsqu'une seule variante est autorisée, le dépôt de plusieurs entraînerait le rejet de toutes les variantes.

Offres irrégulières, inacceptables ou inappropriées

Certaines offres peuvent ne pas être examinées par la personne publique :

• l'offre irrégulière : offre incomplète ou qui ne respecte pas les demandes figurant dans l'avis d'appel public à la concurrence ou les documents de la consultation (absence d'une pièce demandée par exemple),

• l'offre inacceptable, car elle ne respecte pas la législation en vigueur (offre de construction d'immeuble d'habitation ne respectant pas la législation sur l'accessibilité aux personnes handicapées par exemple) ou parce que les crédits budgétaires alloués au marché ne permettent pas à la personne publique de la financer,

• l'offre inappropriée, parce qu'elle apporte une réponse différente du besoin exprimé par la personne publique (offre proposant des ordinateurs de bureau alors que l'objet du marché porte sur des ordinateurs portables, par exemple).

C'est pourquoi il est essentiel de lire attentivement tous les documents contenus dans l'appel d'offres et de s'y conformer.

En procédure formalisée, notamment dans le cadre d'appel d'offres ouvert et restreint, toute offre irrégulière, inacceptable ou inappropriée est éliminée sans être analysée.

Pour un marché passé selon une procédure adaptée (MAPA), la personne publique peut à négocier avec les candidats dès lors que le recours à la négociation a été indiqué dans l'avis de publicité ou dans les documents de la consultation. Le choix de négocier ou non et les modalités de la négociation étant librement fixés par la personne publique, elle peut choisir de négocier ou non avec les candidats ayant déposé une offre irrégulière, inacceptable ou inappropriée.

Offre anormalement basse

Les prix sont en théorie librement fixés. Néanmoins, la personne publique est attentive aux offres anormalement basses pour éviter les pratiques déloyales.

Une offre peut être qualifiée d'anormalement basse si son prix ne correspond pas à une «réalité économique». Pour apprécier la dimension économique des offres, la personne publique se base sur :

• l'utilisation d'une formule mathématique pour déterminer un seuil d'anomalie en-deçà duquel une offre est suspectée d'être anormalement basse,

• une comparaison avec les autres offres,

• une comparaison avec l'estimation qu'elle a réalisée avant le lancement de la procédure.

Quand la personne publique estime avoir détecté une offre anormalement basse, elle n'a pas le droit de la rejeter automatiquement mais doit d'abord demander des explications au candidat concerné avant de prendre une décision de rejet ou d'admission de l'offre.