Base de données économiques et sociales (BDES)

Entreprises concernées

La mise en place de la BDES est obligatoire pour les entreprises dont l'effectif est de plus de 50 salariés.

Dans le cas d'une entreprise à établissements multiples, les effectifs sont calculés au niveau global de l'entreprise, et non par établissement. La BDES comprend alors toutes les données collectées au niveau de l'entreprise, et non par établissement.

Les groupes d'entreprises ne sont pas tenus de créer une base de données unique spécifique au groupe. Mais s'ils en créent une, cette base s'ajoute alors aux bases de données propres à chacune des entreprises constituant le groupe.

Attention : en l'absence de base de données unique, l'employeur se rend coupable de Dans une entreprise, infraction d'un employeur qui porte atteinte à la mise en place et au bon déroulement de la mission des représentants du personnel et à l'exercice du droit syndical. (professionnels) passible d'1 an d'emprisonnement et d'une amende de 3 750 €.

Forme et contenu

L'employeur a la charge de concevoir, élaborer, mettre en place et maintenir à jour la BDES, et en définir les modalités d'accès, de consultation et d'utilisation.

Il est possible que ces modalités fassent l'objet d'un accord collectif.

La base de données est tenue à la disposition des personnes habilitées à la consulter sur un support informatique ou papier.

La BDES sert de support de préparation à la consultation annuelle du comité d'entreprise sur les orientations stratégiques de l'entreprise, définies par l'organe chargé de l'administration ou de la surveillance de l'entreprise, et sur leurs conséquences sur l'activité, l'emploi, l'évolution des métiers et des compétences, l'organisation du travail, le recours à la sous-traitance, à l'intérim, à des contrats temporaires et à des stages.

Pour satisfaire à son obligation, l'employeur doit faire figurer sur la BDES les informations suivantes :

• investissement social : emploi, évolution et répartition des contrats précaires, des stages et des emplois à temps partiel, formation professionnelle et conditions de travail,

• investissement matériel et immatériel,

• fonds propres et endettement,

• ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants,

• activités sociales et culturelles,

• rémunération des financeurs,

• flux financiers à destination de l'entreprise, notamment aides publiques et crédits d'impôts,

• sous-traitance,

• transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe, le cas échéant.

En cas de BDES incomplète ou non mise à jour, le comité d'entreprise peut saisir le tribunal de grande instance pour qu'il ordonne la communication par l'employeur des éléments manquants.

Les informations doivent porter sur :

• les 2 années précédentes,

• l'année en cours,

• les 3 années suivantes, sous forme de perspectives.

Par dérogation, les entreprises d'au moins 300 salariés, soumises à l'obligation au titre de 2014, et les entreprises de moins de 300 salariés, soumises à l'obligation au titre de 2015, ne sont pas tenues d'intégrer dans la base de données les informations relatives aux 2 années précédentes.

Ces informations devront être complétées, au plus le 31 décembre 2016, par celles transmises de manière récurrente au comité d'entreprise : par exemple, liste des demandes de congé ou de période de travail à temps partiel, bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail...

À savoir : le contenu de la BDES peut être complété par un accord d'entreprise, de branche ou de groupe.

Accès

La BDES est accessible en permanence aux :

• membres du comité d'entreprise ou aux délégués du personnel

• membres du comité central d'entreprise

• membres du CHSCT

• délégués syndicaux,

• membres de la délégation unique du personnel, si elle existe,

• dans une entreprise à établissements multiples, membres du comité d'établissement.

À noter : les informations contenues dans la BDES ayant un caractère confidentiel, tout utilisateur de la BDES doit respecter une obligation de discrétion.