Dépôt des comptes sociaux d'une société commerciale

Sociétés concernées

Sont soumises à l'obligation de déposer leurs comptes sociaux les sociétés suivantes :

• les sociétés à responsabilité limitée : SARL et EURL

• les sociétés de personnes : SNC, société en commandite simple (sauf pour les SNC dont au moins l'un des associés est une personne physique),

• les sociétés par actions : société anonyme (SA), société par actions simplifiées (SAS) et société en commandite par actions,

• les sociétés commerciales dont le siège est situé à l'étranger et qui ont ouvert un ou plusieurs établissements en France,

• les sociétés d'exercice libéral : SELARL, SELAFA, SELCA, SELAS,

• les sociétés coopératives agricoles sous certaines conditions.

À noter : les entrepreneurs individuels (commerçants, artisans, profession libérale, auto-entrepreneurs...) ne sont pas concernés. Sauf les EIRL qui doivent déposer leurs comptes annuels auprès du registre où a été déposée leur déclaration de patrimoine d'affectation.

Documents comptables à déposer

Les comptes sociaux comportent :

• les comptes annuels : bilan actif et passif, compte de résultats et annexes,

• le rapport de gestion pour les sociétés cotées (dans les sociétés anonymes, établi par le conseil d'administration ou le directoire),

• les documents portant sur l'affectation du résultat,

• le rapport du commissaire aux comptes, s'il y a lieu,

• le procès verbal de l'assemblée d'approbation des comptes, ou extrait du procès-verbal de cette assemblée contenant la proposition d'affectation du résultat et la résolution de l'affectation votée (ou la décision d'affectation prise),

• le rapport du conseil de surveillance, s'il s'agit d'une société anonyme à directoire ou une société en commandite par actions.

En outre, les sociétés tenues d'établir des comptes consolidés doivent obligatoirement déposer :

• les comptes consolidés,

• le rapport sur la gestion du groupe,

• le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes consolidés,

• le cas échéant, le rapport du conseil de surveillance.

L'ensemble de ces documents sont à produire en un exemplaire certifié conforme par le représentant légal de la société.

Les comptes sociaux d'une société n'intègrent pas les comptes de ses filiales.

Attention : l'obligation d'établir l'annexe qui doit être jointe au bilan et au compte de résultat est supprimée pour les entreprises qui remplissent au moins 2 des critères suivants : total de bilan de moins de 350 000 €, chiffre d'affaires net de moins de 700 000 €, employant moins de 10 salariés, sauf pour les sociétés dont l'activité consiste à gérer des titres de participation et des valeurs mobilières, les établissements de crédit et de financement, les sociétés d'assurance et de réassurance, et les sociétés cotées sur un marché réglementé.

Quand et où ?

Les comptes de la société doivent être approuvés par une assemblée générale ordinaire des associés (ou de l'associé unique) dans les 6 mois après la clôture de l'exercice social.

Puis, dans le mois qui suit l'approbation des comptes, ceux-ci doivent être déposés auprès du greffe du tribunal du commerce (ou du tribunal d'instance ou de grande instance en Alsace-Moselle).

Par exemple, dans le cas d'une clôture de l'exercice au 31 décembre, les comptes doivent obligatoirement être déposés avant le 31 juillet de l'année suivante.

Le dépôt peut se faire :

• soit sur place au greffe, contre remise d'un certificat de dépôt,

• soit par courrier postal, en recommandé avec avis de réception,

• soit par voie électronique sur le site d'Infogreffe (professionnels), avec transmission électronique du certificat de dépôt.

À réception par le greffe, les comptes annuels font l'objet d'une publication au Bodacc.

À savoir : si le dépôt légal se fait par voie électronique, le délai est porté à 2 mois.

Option de confidentialité des comptes

Les micro-entreprises commerciales ont la possibilité de demander que leurs comptes annuels, déposés au greffe du tribunal de commerce, ne soient pas rendus publics.

Dans ce cas, seules les administrations, les autorités judiciaires ou la Banque de France y ont accès.

Sont uniquement concernées les entreprises remplissant au moins 2 des critères suivants :

• total de bilan de moins de 350 000 €,

• chiffre d'affaires net de moins de 700 000 €,

• moins de 10 salariés.

L'entreprise qui souhaite bénéficier de cette option doit, lors du dépôt des comptes annuels, y joindre une déclaration de confidentialité (professionnels).

Dans ce cas, le greffier informe les tiers de cette déclaration de confidentialité par le biais d'une phrase ajoutée dans l'avis inséré au Bodacc et délivre à la société dépositaire un certificat attestant que les comptes annuels ont été déposés mais qu'ils ne sont pas communicables aux tiers.

Ne sont pas concernés par cette option :

• les établissements de crédit et sociétés de financement,

• les entreprises d'assurance et de réassurance,

• les entreprises dont l'activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières (holding),

• les sociétés cotées sur un marché réglementé.

Coût

Cette formalité est payante.

Ces tarifs comprennent les émoluments du greffe, la publication au Bodacc et la transmission à l'Institut national de la propriété industrielle (Inpi).

Le paiement est effectué par chèque libellé à l'ordre du greffe du tribunal de commerce, d'instance ou mixte de commerce concerné (ou par carte bancaire pour un dépôt en ligne).

Si le délai de dépôt est dépassé, le greffier procède à une relance, qui est facturée à la société : 2,17 € pour la première relance et 4,34 € pour la seconde.

En cas de non-dépôt

Toute infraction à l'obligation de déposer ses comptes peut être sanctionnée d'une amende de 1 500 €.

De plus, lorsque les dirigeants d'une société commerciale ne procèdent pas au dépôt des comptes annuels dans les délais, le président du tribunal de commerce, statuant en référé, peut leur adresser une injonction de le faire à bref délai sous astreinte.